Pengertian Laporan: Fungsi, Ciri, Jenis, dan Langkah Pembuatan

Pengertian laporan merupakan istilah yang sering digunakan dalam berbagai konteks, baik di lingkungan pendidikan, organisasi, maupun dunia bisnis. Secara sederhana, laporan adalah bentuk penyampaian informasi yang berisi fakta mengenai suatu hal, baik secara lisan maupun tulisan. Informasi yang disampaikan dalam laporan dapat beragam, mulai dari berita, keterangan, pemberitahuan, hingga pertanggungjawaban.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), laporan diartikan sebagai segala sesuatu yang dilaporkan atau sebuah berita. Laporan sendiri umumnya berfokus pada fakta, di mana untuk memberikannya struktur yang lebih jelas, laporan biasanya menggambarkan 5W1H: apa (what), di mana (where), kapan (when), mengapa (why), siapa (who), dan bagaimana (how).

Pengertian Laporan Menurut Para Ahli

Sejumlah pakar memberikan definisi yang berbeda mengenai laporan.

1. Himstreet (1998) menyatakan bahwa laporan adalah pesan yang disampaikan secara sistematis dan objektif untuk membantu pengambilan keputusan atau memecahkan masalah.

2. J.C. Denyern mengartikan laporan sebagai alat komunikasi tempat penulis menyajikan informasi dalam format yang terorganisir untuk audiens tertentu.

3. Dr. Prajudi Atmosudirjo mendefinisikan laporan sebagai tulisan yang berisi hasil pengolahan data dan informasi dalam bentuk dokumen pendek dan tajam.

4. Alawiyah menyebut laporan sebagai informasi yang dibuat oleh petugas untuk diberikan kepada pejabat lain dalam sistem administrasi.

5. Mulyadi menambahkan bahwa laporan adalah hasil cetak informasi akuntansi yang tersimpan dalam komputer.

Fungsi Laporan

Laporan memiliki beberapa fungsi penting dalam konteks organisasi dan bisnis, antara lain:

1. Sebagai bahan dalam pengambilan keputusan: Manajer dan pemimpin perlu mendapatkan informasi akurat dan jelas untuk membuat keputusan yang tepat.

2. Sebagai bahan analisis: Laporan menjadi sumber informasi yang diperlukan saat tim mencoba mencari penyebab suatu masalah.

3. Sebagai alat pengawasan dan bahan evaluasi: Dalam organisasi besar, laporan digunakan untuk memantau aktivitas setiap individu atau departemen.

4. Sebagai bahan pertanggungjawaban: Laporan memuat fakta-fakta akurat yang dapat dipertanggungjawabkan dengan data yang menyertainya.

5. Sebagai alat untuk menyampaikan informasi: Laporan menyajikan topik secara obyektif dan lengkap kepada audiens yang dituju.

Manfaat Laporan

Dengan memahami fungsi laporan, kita dapat mengidentifikasi manfaatnya, seperti:

• Memandu perbaikan dalam menyusun rencana kegiatan selanjutnya.
• Membantu penetapan kebijakan secara cepat.
• Menjadi sumber informasi yang berharga.
• Memahami proses dan perkembangan sebuah kegiatan.
• Membantu pencatatan dokumentasi serta menyelesaikan masalah.

Ciri-Ciri Laporan

Beberapa ciri khas laporan meliputi:

1. Ringkas: Hanya mencakup hal-hal pokok yang relevan dan langsung to the point.
2. Logis: Informasi disajikan dengan alasan yang dapat ditelusuri.
3. Lengkap: Informasi yang disertakan harus selengkap mungkin.
4. Sistematis: Keterangan yang ditulis harus teratur dan berurutan.
5. Objektif: Diperlukan dalam membantu pengambilan keputusan.
6. Tertuju pada audiens tertentu: Awalnya laporan disusun untuk pihak-pihak yang memiliki kepentingan.

Struktur Laporan

Sebuah laporan umumnya memiliki struktur yang harus diikuti untuk memastikan sistematis dan keterbacaan. Struktur dasar laporan meliputi:

1. Pendahuluan: Memuat maksud, tujuan penulisan, serta masalah pokok.
2. Isi: Data dan fakta dari pelaksanaan kegiatan, disertai masalah yang terjadi dan pembahasannya.
3. Penutup: Ringkasan kesimpulan laporan dan saran untuk tindakan berikutnya.

Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Membuat Laporan

Untuk membuat laporan yang efektif, beberapa hal penting perlu diperhatikan:

1. Laporan harus jelas dan cermat.
2. Mengandung nilai objektivitas serta informasi yang lengkap.
3. Mengawali dengan langsung menuju sasaran.
4. Disertai saran yang relevan.
5. Konsisten dan tegas dalam penjelasan.
6. Tepat waktu dalam penyampaian.
7. Menyampaikan laporan kepada audiens yang tepat.

Langkah-Langkah Membuat Laporan

Dalam proses penyusunan laporan, berikut adalah langkah-langkah yang umumnya dilakukan:

1. Menentukan masalah: Identifikasikan masalah yang akan dilaporkan berdasarkan pengamatan.
2. Mengumpulkan data: Kumpulkan bahan informasi dan fakta terkait masalah.
3. Mengklasifikasi data: Kategorikan data yang telah dikumpulkan.
4. Evaluasi dan pengolahan: Olah dan evaluasi data yang telah diklasifikasikan.
5. Penyusunan laporan: Masukkan data yang telah diolah ke dalam struktur laporan yang telah ditetapkan.

Jenis-Jenis Laporan

Laporan dapat dikelompokkan berdasarkan beberapa kriteria, antara lain:

1. Berdasarkan waktu: Laporan insidental dan laporan berkala.
2. Berdasarkan sifat: Laporan biasa dan laporan penting.
3. Berdasarkan penyampaian: Laporan lisan, tertulis, dan visual.
4. Berdasarkan bentuk: Laporan berbentuk memo, surat, dan naskah.
5. Berdasarkan isi: Laporan informatif, analisis, kelayakan, pertanggungjawaban, dan rekomendasi.

Dengan memahami pengertian, fungsi, manfaat, ciri, struktur, langkah-langkah, serta jenis-jenis laporan, kita dapat menyiapkan laporan yang lebih efektif dan relevan baik dalam konteks akademis maupun profesional. Setiap laporan yang disusun dengan baik akan memberikan kontribusi signifikan terhadap keberhasilan komunikasi dan pengambilan keputusan di dalam organisasi.