Delegasi merupakan konsep penting dalam manajemen yang berkaitan dengan pengalihan wewenang dan tanggung jawab kepada individu atau kelompok lain untuk melaksanakan tugas tertentu. Dalam konteks organisasi, delegasi memungkinkan pimpinan satuan atau manajer untuk mempercayakan tugas kepada bawahan yang memiliki kemampuan atau kualifikasi yang dibutuhkan. Pengertian ini tercermin dari ilustrasi sederhana dalam kehidupan sehari-hari, seperti pengalaman mengantarkan makanan yang dijelaskan sebelumnya. Melalui pengertian dan aplikasi delegasi, setiap individu yang diberi tanggung jawab harus siap mempertanggungjawabkan hasil kerja mereka kepada atasan.
Pengertian Delegasi
Delegasi adalah tindakan memberikan wewenang dan tanggung jawab kepada individu lain untuk melakukan suatu kegiatan, dengan harapan bahwa individu tersebut dapat melakukan tugas tersebut dan mempertanggungjawabkannya kepada pihak yang memberi wewenang. Menurut Charles J. Keating, delegasi adalah suatu upaya untuk memberikan sebagian tanggung jawab formal kepada orang lain dalam melakukan kegiatan tertentu. Begitu juga dengan Utje Selamet yang menyatakan bahwa delegasi adalah pelimpahan wewenang dan tanggung jawab kepada pihak lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu. Sementara itu, Rusli Jacob mendefinisikan delegasi sebagai pemberian otoritas atau kekuasaan formal beserta tanggung jawab untuk kegiatan tertentu kepada individu lain.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), delegasi merupakan individu yang diutus oleh suatu lembaga atau negara untuk menghadiri suatu pertemuan atau musyawarah, juga mengacu pada pelimpahan wewenang dari atasan kepada bawahan. Pendelegasian ini tidak hanya diperuntukkan bagi seorang manajer, namun juga dapat terjadi di berbagai level organisasi.
Jenis-jenis Delegasi
Ada beberapa jenis delegasi yang dapat diterapkan dalam organisasi, yaitu:
- Delegasi Umum: Delegasi ini memberikan wewenang untuk mengerjakan berbagai fungsi manajemen umum, seperti perencanaan dan pengawasan.
- Delegasi Khusus: Delegasi ini diarahkan pada tugas-tugas tertentu, misalnya penunjukan seorang penjual untuk mengumpulkan pembayaran dari debitur.
- Delegasi Formal: Delegasi ini sesuai dengan struktur organisasi dan diatur secara resmi oleh atasan.
- Delegasi Informal: Delegasi yang dilakukan tanpa perintah formal dari atasan, misalnya seorang karyawan yang memperbaiki alat yang rusak tanpa instruksi.
- Delegasi Lateral: Delegasi di mana individu menerima wewenang dari lebih dari satu orang, misalnya seorang manajer penjualan yang membutuhkan bantuan dari departemen lain.
Unsur – Unsur Delegasi
Delegasi memiliki beberapa unsur penting yang harus dipahami, yaitu:
- Tugas: Merupakan pekerjaan yang akan ditunaikan oleh delegasi, penting untuk memberikan pembekalan sebelum tugas dimulai.
- Kekuasaan: Hak atau wewenang yang diberikan untuk mengambil keputusan terkait fungsinya, harus disertai tanggung jawab yang jelas.
- Tanggung jawab: Kewajiban individu untuk menyelesaikan tugas yang diberikan, serta mempertanggungjawabkan hasil kerja kepada atasan.
- Akuntabilitas: Kewajiban untuk memberikan laporan dan penjelasan mengenai kinerja atau kegiatan yang dilakukan.
Tujuan Delegasi
Delegasi dilakukan dengan mempertimbangkan berbagai tujuan berikut:
- Meningkatkan Efisiensi: Dengan mendelegasikan tugas, pimpinan dapat fokus pada hal-hal yang lebih penting dan mendesak.
- Membantu Penilaian Kebijakan: Delegasi memungkinkan atasan untuk memperoleh sudut pandang lain dalam menilai kebijakan yang diambil.
- Memberikan Peran pada Individu: Delegasi membantu setiap individu dalam organisasi merasa memiliki kontribusi yang berarti.
- Meningkatkan Motivasi: Karyawan yang diberi tugas delegasi cenderung merasa lebih termotivasi untuk mencapai target.
- Pengembangan Karier: Delegasi membantu bawahan untuk belajar dan tumbuh dalam karier mereka.
- Mengajarkan Pembelajaran dari Kegagalan: Kesempatan untuk gagal kadang membawa pelajaran berharga untuk keberhasilan di masa depan.
Manfaat-Manfaat Delegasi
Manfaat yang diperoleh dari delegasi bagi perusahaan antara lain:
- Menjaga efektivitas dan efisiensi organisasi.
- Membantu atasan fokus pada tugas utama.
- Memudahkan pengambilan keputusan yang tepat.
- Memberikan kesempatan bagi bawahan untuk berperan aktif.
- Meningkatkan motivasi dan kinerja karyawan.
- Mendorong pertumbuhan karier bawahan.
- Memberi kesempatan belajar dari kesalahan.
Teknik Ampuh untuk Mendelegasikan Tugas
Agar proses delegasi berjalan sukses, ada beberapa teknik yang perlu diterapkan, seperti:
- Berikan Tugas dan Kepercayaan Secara Penuh: Memberi kewenangan penuh memungkinkan delegasi bekerja dengan percaya diri.
- Pilih Orang yang Tepat: Memilih individu yang sesuai dengan tugas berdasarkan pengalaman dan kemampuan.
- Sesuaikan dengan Minat dan Bakat: Tugas harus sesuai dengan minat dan bakat individu agar hasilnya optimal.
- Berikan Instruksi yang Jelas: Pastikan bahwa delegasi memahami semua aspek tugas yang harus dikerjakan.
- Tetapkan Tenggat Waktu dan Evaluasi: Menetapkan waktu selesai untuk tugas dan melakukan evaluasi terhadap hasil kerja.
Delegasi yang efektif membutuhkan perhatian dan pendekatan yang tepat dari pimpinan untuk memastikan bahwa kedua belah pihak, baik pemberi maupun penerima tugas, memahami tanggung jawab dan ekspektasi yang diharapkan dari mereka. Dengan memahami pengertian, jenis, unsur, tujuan, manfaat, dan teknik delegasi, organisasi dapat berjalan lebih efektif dan efisien, serta mendorong pengembangan sumber daya manusia di dalamnya.
