Pengertian Administrasi Umum: Unsur, Ciri, Fungsi & Contoh Sederhana

Administrasi merupakan suatu kegiatan yang telah ada sejak lama dan menjadi bagian penting dalam setiap organisasi. Dalam konteks yang lebih luas, administrasi umum mengacu pada proses pengelolaan dan pengaturan kegiatan organisasi agar dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Di bawah ini, kita akan membahas pengertian administrasi umum, unsur-unsur yang terlibat, ciri-ciri, fungsi, tujuan, serta contoh kegiatan yang sering dilakukan dalam administrasi umum.

Pengertian Administrasi Umum

Administrasi umum memiliki dua pengertian, yaitu dalam arti sempit dan dalam arti luas. Dalam arti sempit, administrasi mencakup aspek teknis seperti pencatatan, surat menyurat, dan pekerjaan kearsipan. Sedangkan dalam arti luas, administrasi dipahami sebagai serangkaian kegiatan yang melibatkan kerja sama antara sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu dengan memanfaatkan sarana dan prasarana yang tersedia.

Administrasi umumnya diperlukan untuk mengelola organisasi agar dapat berfungsi dengan efisien dan efektif. Melalui pengelolaan administrasi yang baik, organisasi dapat mencapai target dan tujuan yang telah direncanakan.

Unsur-Unsur Administrasi yang Harus Dipenuhi

Ada delapan unsur penting dalam administrasi yang perlu diperhatikan, antara lain:

1. Organisasi: Organisasi sebagai wadah tempat berjalannya administrasi, melibatkan sekelompok orang untuk bekerja bersama.
2. Manajemen: Merupakan alat utama dalam mengelola pelaksanaan administrasi, termasuk pengaturan dan penggerakan sumber daya.
3. Komunikasi: Menjadi jembatan penting dalam memastikan informasi dapat diterima oleh semua pihak dalam organisasi.
4. Kepegawaian: Berhubungan dengan pengelolaan sumber daya manusia, termasuk penerimaan dan pengangkatan tenaga kerja.
5. Keuangan: Terkait dengan pengelolaan dan pertanggungjawaban keuangan organisasi.
6. Perbekalan: Menyangkut pengadaan dan pengelolaan barang yang diperlukan dalam organisasi.
7. Tata Usaha: Meliputi pencatatan dan penyimpanan dokumen penting bagi organisasi.
8. Hubungan Masyarakat: Mengelola interaksi dengan publik dan menjaga citra organisasi.

Unsur-unsur ini saling berkaitan satu sama lain dan memastikan fungsi administrasi berjalan dengan baik.

Ciri-Ciri Administrasi Umum

Administrasi umum memiliki ciri-ciri khas, di antaranya:

• Tujuan yang jelas: Setiap kegiatan administrasi harus memiliki tujuan yang pasti dan terarah.
• Kelompok manusia: Administrasi melibatkan interaksi antara dua orang atau lebih.
• Kerja sama: kegiatan administrasi merupakan hasil dari kerjasama tim.
• Proses kerja: Aktivitas dalam administrasi selalu diiringi oleh adanya proses kerja yang sistematis.
• Pemimpin: Dalam administrasi, diperlukan seorang pemimpin yang akan memandu dan mengawasi jalannya kegiatan.

Fungsi Administrasi Secara Umum

Fungsi administrasi sangat bervariasi, dan di antaranya adalah:

1. Perencanaan (Planning): Mengumpulkan dan mengolah data untuk tujuan perencanaan.
2. Penyusunan (Organizing): Mengatur agar semua anggota organisasi berkomunikasi dengan baik dan bekerja menuju tujuan bersama.
3. Koordinasi (Coordinating): Menghubungkan dan menyelaraskan aktivitas dalam organisasi agar tidak terjadi benturan.
4. Pelaporan (Reporting): Menyampaikan perkembangan kegiatan kepada pihak yang lebih tinggi.
5. Penyusunan anggaran (Budgeting): Merencanakan pengelolaan keuangan organisasi.
6. Penempatan (Staffing): Mengelola rekrutmen dan pengembangan sumber daya manusia.
7. Pengarahan (Directing): Memberi dukungan dan arahan kepada anggota organisasi agar mencapai tujuan.

Tujuan Administrasi Umum

Administrasi umum memiliki beberapa tujuan, antara lain:

1. Menyusun program usaha: Membantu organisasi dalam mengumpulkan data dan informasi untuk perencanaan program kerja.
2. Mengevaluasi kegiatan: Menggunakan sistem administrasi untuk menilai dan memperbaiki kegiatan organisasi.
3. Memantau aktivitas: Memastikan setiap kegiatan berjalan sesuai dengan rencana.
4. Menjamin keamanan: Membantu menjaga keamanan dan kelangsungan kegiatan organisasi.

Administrasi juga dapat dibedakan menjadi tujuan jangka panjang dan jangka pendek, yang masing-masing memiliki fokus yang berbeda.

Contoh-Contoh Kegiatan Administrasi

Inilah beberapa contoh kegiatan yang termasuk dalam ruang lingkup administrasi:

1. Administrasi kependudukan: Pembentukan dokumen seperti Kartu Keluarga dan KTP.
2. Administrasi pendidikan: Mengatur jadwal pelajaran dan surat menyurat di sekolah.
3. Administrasi perkantoran: Mencatat kehadiran, mengelola surat masuk dan keluar.
4. Administrasi keuangan: Membuat catatan keuangan dan laporan keuangan.
5. Administrasi negara: Mengatur tata cara pelayanan publik dan kegiatan pemerintahan.

Peran Administrasi Umum

Peran administrasi dalam sebuah organisasi sangat penting, antara lain:

1. Mendukung tugas pokok organisasi: Membantu dalam pelaksanaan tugas untuk mencapai visi dan misi.
2. Memberikan informasi bagi pengambilan keputusan: Menyediakan data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan.
3. Mendukung perkembangan organisasi: Mengelola dokumen yang penting sebagai sumber informasi untuk pengambilan keputusan.

Administrasi umum menjadi bagian integral dalam menjaga keteraturan dan efisiensi operasional dalam organisasi.

Asas-Asas Penyelenggaraan Administrasi Umum

Terdapat beberapa asas dalam penyelenggaraan administrasi umumnya, yaitu:

1. Asas tanggung jawab: Menetapkan siapa yang bertanggung jawab atas setiap aspek administrasi.
2. Asas keamanan: Menjamin bahwa setiap data dan informasi memiliki tingkat keamanan yang sesuai.
3. Asas saluran komunikasi: Mematuhi saluran komunikasi yang telah ditetapkan untuk kelancaran proses administrasi.
4. Asas ketepatan: Memastikan setiap kegiatan administrasi dilakukan tepat waktu dan sesuai dengan prosedur.

Ruang Lingkup Administrasi Umum

Ruang lingkup administrasi umum mencakup aktivitas yang berkaitan dengan pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan, dan distribusi data serta dokumen. Kegiatan-kegiatan ini dilakukan agar informasi yang dibutuhkan dapat diakses dengan mudah dan tepat saat diperlukan.

Cara Kerja Administrasi Umum

Cara kerja dalam administrasi umum melibatkan berbagai tugas, termasuk koordinasi antar divisi, penyusunan dokumen, persiapan akomodasi untuk kegiatan luar, dan pengaturan korespondensi. Tugas-tugas ini memastikan bahwa semua kegiatan organisasi berjalan dengan lancar dan terorganisir.

Dengan adanya administrasi umum yang baik, organisasi dapat berfungsi secara efisien dan efektif, mencapai tujuan yang diharapkan, serta adaptif terhadap perubahan zaman dan tantangan yang ada. Administrasi yang terencana dan dikelola dengan baik akan memberi dampak positif dalam kinerja tim dan organisasi secara keseluruhan.