Pengertian Administrasi Perkantoran: Fungsi, Tujuan, dan Tugasnya
Administrasi perkantoran merupakan serangkaian aktivitas rutin dalam suatu organisasi yang berkaitan dengan pengelolaan data dan informasi untuk mencapai tujuan organisasi secara sistematis. Kegiatan ini menjadi tulang punggung operasional setiap perkantoran, dari skala kecil hingga besar. Memahami pengertian, fungsi, tujuan, dan tugas administrasi perkantoran sangat penting bagi siapapun yang berkecimpung di dunia kerja, baik sebagai administrator maupun sebagai bagian dari organisasi yang lebih luas.
Bagaimana Pengertian Administrasi Perkantoran?
Administrasi perkantoran, secara etimologis berasal dari kata Latin "Ad" yang berarti intensif dan "ministrare" yang berarti membantu, melayani, atau memenuhi. Pengertian administrasi perkantoran dapat dibedakan menjadi dua, yakni secara luas dan sempit.
Secara sempit, administrasi perkantoran mencakup kegiatan teknis yang berperan penting dalam pelaksanaan operasional, penyusunan laporan kepada direksi, dan peningkatan efektivitas organisasi. Sedangkan secara luas, administrasi perkantoran meliputi kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarah, pelaksanaan, dan pengawasan pekerjaan kantor, termasuk tata usaha yang tertib dan baik. Secara umum, administrasi perkantoran dimaknai sebagai perencanaan keuangan, penagihan dan pencatatan, manajemen personalia, dan distribusi barang serta logistik dalam suatu organisasi. Para profesional yang bertugas dalam administrasi perkantoran dikenal sebagai administrator kantor atau manajer kantor.
Para ahli juga mendefinisikan administrasi perkantoran. Sebagai contoh, George Terry dalam bukunya "Principles of Management" menjelaskan administrasi perkantoran sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan di lingkungan perkantoran, yang memfasilitasi pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Sementara Prajudi Atmosudirdjo menekankan pada kombinasi antara manajemen perusahaan (termasuk gedung, sumber daya manusia, dan peralatan) dan manajemen operasional dalam perkantoran.
Apa Sirah Tugas Dari Administrasi Perkantoran?
Tugas administrasi perkantoran mencakup berbagai bidang, mulai dari komunikasi hingga pengelolaan dokumen. WH Evans menyatakan bahwa tugas administrasi perkantoran adalah fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan arahan seluruh operasi perusahaan, terutama penggunaan informasi, memori, dan komunikasi organisasi. Berikut beberapa tugas utama:
- Berkomunikasi menggunakan telepon: Tugas penting ini meliputi penerimaan dan menjawab telepon dari luar. Administrator perlu memiliki keterampilan komunikasi yang baik untuk kantor skala kecil menengah. Dalam perusahaan besar, biasanya ada departemen terpisah yang menangani fungsi ini.
- Membuat agenda kantor: Administrator perlu mempersiapkan agenda pertemuan pimpinan dengan pihak luar, maupun dengan departemen lain. Komunikasi efektif dengan pihak terkait diperlukan untuk menghindari konflik jadwal.
- Entri dan rekapitulasi data: Administrator bertanggung jawab untuk menginput data, seperti data transaksi pelanggan, data konsumen dan informasi lainnya, serta melakukan rekapitulasi data tersebut. Pada perusahaan dengan divisi yang lebih kompleks, tugas rekapitulasi ini dapat menjadi bagian dari tugas keseluruhan divisi.
- Pengelolaan dokumen: Pengarsipan dan penataan dokumen dengan sistem yang terstruktur adalah tugas krusial. Hal ini memungkinkan aksesibilitas dan penggunaan dokumen dengan cepat dan akurat.
Bagaimana Ruang Lingkup Pekerjaan Administrasi Perkantoran?
Ruang lingkup pekerjaan administrasi perkantoran mencakup berbagai aspek, yang dapat diuraikan sebagai berikut:
- Kegiatan kantor: Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan pekerjaan merupakan bagian pokok dalam ruang lingkup ini.
- Sarana kerja kantor: Ini meliputi gedung, lokasi, desain interior, peralatan kantor, dan mesin-mesin yang diperlukan dalam operasional perkantoran. Administrator memiliki andil dalam perencanaan kebutuhan sarana kerja ini, pengawasan pemeliharaan, dan pengadaan peralatan baru bila diperlukan.
Apa Sirah Tujuan Administrasi Perkantoran?
Tujuan utama administrasi perkantoran adalah mencapai efektivitas dan efisiensi dalam operasional perusahaan atau organisasi. Tujuan ini dapat dibagi menjadi tiga aspek:
- Teknis: Manfaat dan daya guna administrasi perkantoran harus terukur dan memberikan dampak pada kelancaran operasional.
- Ekonomis: Biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan administrasi perkantoran harus sebanding dengan manfaat yang dihasilkan.
- Psikologis: Administrasi perkantoran harus terencana dengan baik agar dapat memberikan tingkat kepuasan bagi setiap pihak yang terlibat.
Selain itu, beberapa tujuan khusus administrasi perkantoran meliputi:
- Menyediakan data dan informasi yang dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas dengan efektif dan efisien.
- Pengawasan pekerjaan kantor untuk memastikan kualitas, tenggat waktu, dan prosedur yang tepat.
- Penerapan kebijakan perusahaan, serta penyampaian standar pelayanan yang baik.
- Komunikasi dengan karyawan untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah.
- Pelatihan dan arahan kepada karyawan.
- Verifikasi, pemantauan, dan evaluasi kerja, termasuk pembuatan laporan terkait produksi, pengiriman, dan penggajian.
- Proses perekrutan dan seleksi karyawan.
- Penyampaian prosedur dan kebijakan perusahaan kepada seluruh karyawan.
- Penggunaan teknologi dan manajemen dokumen yang efektif.
- Manajemen aspek keuangan yang terstruktur dan teradministrasi dengan baik.
- Peningkatan pelayanan terhadap relasi eksternal organisasi.
- Perencanaan dan evaluasi kinerja karyawan secara terstruktur.
Apa Fungsi Administrasi Perkantoran?
Fungsi administrasi perkantoran dapat dikategorikan berdasarkan lima aspek.
- Fungsi Rutin: Fungsi ini meliputi tugas-tugas administratif yang bersifat berulang dan memerlukan keterampilan, misal pengarsipan dan penggandaan dokumen.
- Fungsi Teknis: Fungsi ini memerlukan pengetahuan dan keahlian khusus terkait dengan operasi perkantoran.
- Fungsi Analisis: Meliputi kemampuan berpikir kritis dan kreatif, serta pengambilan keputusan yang cepat dan akurat dalam pekerjaan.
- Fungsi Interpersonal: Keterampilan berkomunikasi dan berinteraksi dengan berbagai pihak yang berbeda.
- Fungsi Manajerial: Meliputi kemampuan dalam perencanaan, pengorganisasian, dan motivasi karyawan.
Karakteristik Administrasi Perkantoran
Karakteristik utama administrasi perkantoran adalah:
- Bersifat pelayanan: Administrasi perkantoran mendukung tugas utama suatu organisasi.
- Bersifat terbuka dan luas: Pelaksanaan tugas administrasi perkantoran tidak hanya terbatas pada ruang fisik kantor.
- Dilaksanakan oleh semua pihak: Administrasi perkantoran menjadi tanggung jawab seluruh pihak dalam suatu organisasi, dari pimpinan hingga karyawan.
Prospek Kerja Lulusan Administrasi Perkantoran
Lulusan administrasi perkantoran memiliki prospek kerja yang beragam di berbagai bidang. Contohnya, sebagai sekretaris, staf administrasi, staf personalia, asisten pribadi (personal assistant), public relations, atau bahkan guru administrasi di tingkat SMK. Keterampilan dan pengetahuan yang diperoleh selama pendidikan akan menjadi aset valua untuk sukses dalam dunia kerja.
Dalam kesimpulannya, administrasi perkantoran memegang peran krusial dalam memastikan suatu organisasi atau perusahaan beroperasi dengan efektif dan efisien. Memahami prinsip-prinsip administrasi yang tepat, serta memiliki keterampilan komunikasi, manajemen, dan teknologi, menjadi sangat penting untuk sukses dalam bidang ini.
