Dalam setiap perusahaan, terdapat berbagai posisi yang memiliki peran penting untuk memastikan operasional berjalan dengan baik. Salah satu posisi tersebut adalah General Affair (GA). Meskipun sering terdengar, istilah ini mungkin tidak sepenuhnya dipahami oleh banyak orang. Artikel ini akan mengupas tuntas mengenai General Affair, mulai dari definisi, tugas, fungsi, gaji, hingga jenjang karir yang mungkin ditempuh seseorang dalam bidang ini.
Pengertian General Affair
General Affair adalah jabatan yang memiliki tanggung jawab dalam pengelolaan operational perusahaan. Berada di bawah divisi umum atau kepala operasional, GA bertugas untuk mengurus berbagai hal yang berkaitan dengan operasional kantor, baik kegiatan rutin maupun yang tidak terduga. Dalam perusahaan dengan struktur organisasi yang lebih sederhana, GA sering kali digabungkan dalam divisi Human Resource Development (HRD) atau bagian pembelian.
Fungsi dari General Affair sangat krusial dalam memastikan setiap kegiatan perusahaan dapat berlangsung dengan baik. Hal ini mencakup pengelolaan pengadaan barang, pemeliharaan aset, serta penyediaan fasilitas yang mendukung operasional karyawan sehari-hari.
Peran General Affair
General Affair berperan dalam menyediakan segala kebutuhan untuk kelancaran operasional perusahaan. Tanggung jawabnya meliputi penyediaan kebutuhan alat kantor seperti alat tulis, alat kebersihan, serta fasilitas lainnya yang dapat meningkatkan produktivitas karyawan.
Ketika pelanggan merasa puas dengan layanan yang diberikan GA, hal ini dapat berdampak positif pada citra perusahaan serta meningkatkan keuntungan.
Tugas General Affair
Berikut adalah beberapa tugas utama yang harus dilaksanakan oleh General Affair dalam perusahaan:
1. Bertanggung Jawab Pada Pengadaan Barang
General Affair bertugas mengatur pengadaan barang, baik barang baru maupun penggantian barang yang telah usang. Tugas ini tidak hanya sekedar membeli, tetapi juga memastikan harga dan kualitas barang sesuai dengan standar perusahaan.
2. General Affair Bertanggung Jawab Pada Pembayaran dan Pembelian Rutin
Dalam setiap perusahaan, GA juga bertanggung jawab untuk membelanjakan kebutuhan rutin, seperti alat tulis dan membayar berbagai tagihan, seperti listrik, air, dan telepon, tepat waktu.
3. Memastikan Pembayaran Tenaga Kerja Harian Sesuai Peraturan
GA bertugas untuk mengontrol pembayaran gaji pegawai tetap dan harian. Ini termasuk penentuan upah dan memastikan pembayaran dilakukan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
4. General Affair Bertugas untuk Pemeliharaan Aset
GA juga bertanggung jawab untuk pemeliharaan dan pengawasan aset perusahaan. Mereka harus memastikan aset tetap dalam kondisi baik dan tidak mengalami kerusakan yang dapat mengganggu operasional.
5. Renovasi dan Pembukaan Kantor Cabang
Dalam hal ekspansi atau renovasi, GA harus analisis biaya dan kelayakan serta mendampingi seluruh proses sampai selesai, termasuk dokumentasi finansial yang diperlukan.
Fungsi General Affair
Selain tugas-tugas di atas, General Affair juga memiliki beberapa fungsi penting, antara lain:
1. Pemeliharaan dan Perawatan Aset
General Affair bertanggung jawab untuk memastikan kondisi aset dan fasilitas perusahaan selalu terjaga. Perlunya perawatan ini penting agar operasional tidak terganggu.
2. Menyiapkan Laporan Berkala
GA juga bertugas menyiapkan laporan untuk keperluan rapat anggaran yang mencakup laporan aset dan beban biaya.
3. Membantu Urusan Perizinan
Fungsi GA juga mencakup pengurusan berbagai izin yang dibutuhkan untuk operasional perusahaan yang lebih lancar.
4. Membina Hubungan Baik dengan Supplier
General Affair harus membina hubungan baik dengan para supplier, termasuk negosiasi kontrak dan memastikan pembayaran berlangsung tepat waktu.
5. Menyelenggarakan Survey Kepuasan
GA mengadakan survei kepuasan untuk mengevaluasi kualitas pelayanan perusahaan kepada karyawan.
Keterampilan yang Harus Dimiliki General Affair
Untuk menjalankan semua tugas dan fungsi tersebut, GA perlu memiliki keterampilan sebagai berikut:
- Teliti dan jujur
- Kemampuan problem solving yang baik
- Kompetensi dalam pengadaan barang
- Kemampuan komunikasi interpersonal yang baik
- Manajemen waktu yang baik
- Negosiasi dan lobi
Berapa Gaji Menjadi General Affair?
Gaji seorang General Affair bervariasi tergantung dari kebijakan perusahaan. Umumnya, gaji berkisar antara Rp3.000.000 hingga Rp5.000.000 per bulan. Namun, seiring dengan pengembangan karir, gaji bisa meningkat berdasarkan prestasi individu dan kontribusi bagi perusahaan.
Jenjang Karier General Affair
Berikut adalah jenjang karier yang dapat ditempuh dalam bidang General Affair:
1. Staff General Affair
Merupakan posisi awal yang bertanggung jawab atas tugas-tugas dasar dalam GA.
2. Supervisor General Affair
Memiliki tanggung jawab yang lebih luas daripada staff dan mengawasi pekerjaan tim.
3. Manager General Affair
Bertugas untuk merencanakan dan mengawasi semua aktivitas dalam divisi GA.
4. Head of General Affair
Pada posisi ini, individu bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan pekerjaan seluruh divisi dan melapor langsung kepada manajemen puncak.
Jobdesk Utama General Affair
Beberapa jobdesk utama yang harus dilakukan General Affair adalah:
- Menjalin hubungan dengan pihak eksternal
- Memenuhi kebutuhan operasional perusahaan
- Merawat dan menjaga aset perusahaan
- Mengurus berbagai dokumentasi dan izin perusahaan
- Melakukan pengelolaan aktivitas staf
- Mengelola fasilitas kantor yang ada
- Menyusun anggaran rutin kebutuhan perusahaan
Berbagai tugas dan tanggung jawab ini menunjukkan signifikansi posisi General Affair dalam membantu organisasi berjalan dengan optimal. Dengan pengelolaan yang baik, GA tidak hanya membantu operasional sehari-hari, tetapi juga berkontribusi terhadap pencapaian tujuan bisnis perusahaan secara keseluruhan.
