Surat pengantar masih menjadi salah satu alat komunikasi penting meskipun di era digital ini banyak orang beralih menggunakan teknologi seperti email dan aplikasi pesan instan. Dalam berbagai konteks, terutama di instansi pemerintahan dan perusahaan, surat pengantar memiliki peran yang sangat krusial. Surat ini tidak hanya berfungsi sebagai formalitas administratif, tetapi juga sebagai alat bukti dan arsip penting dalam proses komunikasi resmi.
Pengertian surat pengantar adalah surat resmi yang digunakan untuk memberikan informasi dan memperkenalkan seorang individu atau suatu dokumen kepada pihak yang dituju. Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), surat pengantar adalah surat yang dikirim atau disertakan bersama barang dan sebagainya, yang ingin menyampaikan maksud serta tujuan tertentu dari pengiriman surat tersebut.
Penggunaan surat pengantar seringkali diperlukan dalam berbagai kegiatan administratif. Di lingkungan pemerintahan, surat pengantar digunakan untuk keperluan membuat Kartu Tanda Penduduk (KTP), Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK), dan dokumen resmi lainnya. Selain itu, dalam konteks perusahaan, surat pengantar bisa digunakan untuk pengantar dokumen penting, pengantar dalam pelaksanaan kegiatan, atau evaluasi kinerja karyawan.
Terdapat beberapa jenis surat pengantar yang umum digunakan, di antaranya:
Surat Pengantar Proposal: Surat ini biasanya digunakan untuk mengajukan proposal kepada instansi atau organisasi tertentu. Isinya menjelaskan tujuan dari proposal yang diajukan serta bagaimana pihak pengaju dapat berkontribusi dalam proyek tersebut.
Surat Pengantar Barang, Berkas, dan Dokumen Resmi: Surat ini berfungsi sebagai keterangan mengenai isi barang atau dokumen yang dikirim. Biasanya digunakan dalam pengiriman data atau barang antar instansi.
- Surat Pengantar Pembuatan Dokumen: Surat ini dikeluarkan oleh ketua RT/RW sebagai rekomendasi untuk memudahkan pembuatan dokumen resmi seperti SKCK atau akta nikah.
Berikut adalah beberapa contoh surat pengantar yang dapat digunakan untuk berbagai keperluan:
Contoh Surat Pengantar Pembuatan SKCK:
RUKUN TETANGGA 007/17 DSN. GUNUNG KIDUL
DESA KRANGGAN, KECAMATAN SAMPURNA
KABUPATEN SURAKARTA – 76944
SURAT PENGANTAR
No. : 897/INT/VI/2022
Yang bertanda tangan dibawah ini:
Ketua RT.007 RW.17 Dsn Gunung Kidul, Desa Kranggan, Kecamatan Sampurna Kab. Surakarta, menerangkan bahwa:
Nama: Putri Bintang
Tempat/Tgl Lahir: Surakarta, 22 Desember 1999
Jenis Kelamin: Wanita
Agama: Islam
Alamat: Desa Gunung Kidul, Desa Kranggan, Kecamatan Sampurna, Yogyakarta.
Merupakan penduduk yang tinggal di dari 10 Dsn Gunung Kidul, Desa Kranggan, Kecamatan Sampurna dan bermaksud mengurus surat keterangan catatan kepolisian (SKCK). Demikian surat pengantar ini dibuat untuk dapat dipergunakan sesuai dengan keperluannya.
Surakarta, 07 Januari 2022
Ketua RT 007/17 Dsn Gunung Kidul
(Agung Jatmiko S.)Contoh Surat Pengantar Pembuatan KTP:
Pemerintah Provinsi Lampung
Pengurus Rukun Tetangga 20/08
Kelurahan Teluk Betung Selatan, Kecamatan Tangerang
Kota Administrasi Jakarta
SURAT KETERANGAN PENGANTAR
Nomor : 897/SKD/IIX/2020
Yang bertanda tangan di bawah ini adalah Ketua RT 14/08 Kelurahan Teluk Betung Selatan, menerangkan bahwa:
Nama: Abdul Rahman
Tempat, Tanggal lahir: Bandar Lampung, 08 Juli 1999
Jenis Kelamin: Pria
Pekerjaan: PNS
Agama: Islam
Status Perkawinan: Sudah Kawin
Kewarganegaraan: Indonesia
Alamat: Jalan Ikan Kakap Teluk Betung Selatan RT 14/08.
Adalah benar orang bahwa orang tersebut kemudian merupakan warga Kelurahan Teluk Betung Selatan, Kecamatan Tangerang, Kota Administrasi Jakarta. Surat keterangan pengantar ini digunakan untuk melengkapi persyaratan dalam pembuatan Kartu Tanda Penduduk (KTP). Demikian surat keterangan ini kami buat agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Bandar Lampung, 14 Maret 2022
Ketua RT 14/08
(Amar Sholihin)Contoh Surat Pengantar dari Perusahaan:
Raja Lele Jaya
Jl. Gotong Royong No 55, Depok- Jawa Barat
Telp : 0821-6500-9090
email: admin@Raja.lelejaya_abadicipta.Com
Surat Pengantar Nomor: C.77/91/RMM/IX/2017
Sehubungan dengan kegiatan evaluasi kinerja karyawan, dengan ini kami mempersiapkan anggota tim untuk kegiatan evaluasi. Berikut daftar nama yang akan mengikuti kegiatan evaluasi:
Nama : Anggoro Rudi
Jabatan : Direktur Utama
Nama : Anggun Arisa
Jabatan : Kepala HRD
Nama : Akmal Nurdin
Jabatan : Wakil Direktur Utama.
Kami berharap seluruh pihak terkait agar mempersiapkan diri demi kelancaran kegiatan evaluasi ini. Demikian surat pengantar dari kami. Terima kasih atas perhatian dan kerja sama yang baik.
Depok, 18 Juni 2022
Direktur Utama PT. Raja Lele Jaya
(Anggoro Ahmad)Surat pengantar memiliki fungsi yang sangat penting dalam berbagai aspek kehidupan beradministrasi. Beberapa fungsi utama dari surat pengantar antara lain:
Sebagai Bentuk Kesopanan: Memperkenalkan seseorang atau dokumen secara formal kepada pihak yang dituju.
Sebagai Bukti Kepercayaan: Menunjukkan bahwa pembawa surat adalah utusan resmi yang tepercaya.
Memberikan Penjelasan Formal: Surat pengantar menjelaskan secara jelas tujuan dari pengantaran, baik itu individu maupun dokumen.
- Syarat Administratif: Digunakan sebagai syarat dalam pengajuan berbagai dokumen resmi, seperti izin, akta, dan surat-surat penting lainnya.
Struktur dari surat pengantar umumnya meliputi:
- Kop Surat: Menunjukkan identitas resmi dari pengirim.
- Kepala Surat: Memuat tempat dan tanggal, nomor surat, dan nama penerima.
- Badan atau Isi Surat: Menjelaskan maksud dan tujuan dari surat.
- Penutup: Salam penutup yang disertai nama dan tanda tangan pengirim.
Dengan pemahaman yang baik mengenai pengertian, contoh, dan fungsi surat pengantar, diharapkan masyarakat dapat menggunakan surat pengantar dengan tepat dalam konteks formal, sehingga menjaga integritas dan kejelasan komunikasi di dalam instansi atau organisasi. Praktik membuat surat pengantar yang baik akan membantu memastikan bahwa setiap pengiriman informasi dilakukan secara profesional dan sesuai dengan norma yang berlaku.
